Dershane Yönetim Programı ve Kurs Yönetimi Rehberi

1. Şube, dönem ve sınıf yapısını kâğıt üzerinde kur

Kurum yönetiminin temeli, verinin hangi kutuya ait olduğunu bilmektir. Şube fiziksel ya da idari birimdir; dönem, kayıtların ve programların geçerli olduğu zaman aralığıdır; sınıf ise belirli bir dönemde birlikte ders gören öğrenci grubudur. Bu üç kavram karıştığında “geçen yılın 12-A’sı” ile “bu yılın 12-A’sı” aynı listede birleşir ve raporlar anlamını yitirir.

Örnek bir kurs düşün: Merkez ve Kuzey olmak üzere iki şube, 2026–2027 eğitim dönemi ve ayrıca kısa bir yaz dönemi. Merkez şubede 12-A, 12-B ve bir mezun grubu; Kuzey şubede iki LGS grubu var. Bu tabloyu yazılıma girmeden önce çizmek, hangi bilginin şubeye, hangisinin sınıfa bağlı olacağını netleştirir.

• Dönem adlarını tek bir kalıpla yaz: “2026–2027”, “2027 Yaz”.
• Sınıf adını şube ve dönemle birlikte düşün; aynı ad farklı dönemde yeni bir sınıftır.
• Bir öğrencinin aynı dönemde hem ana sınıfta hem etüt grubunda olup olamayacağına karar ver.
• Geçmiş dönemleri silme; kapat ve salt okunur arşiv olarak bırak.

2. Rol ve yetkileri en az erişim ilkesiyle tanımla

Küçük kurumlarda en sık görülen hata, işler aksamasın diye herkese yönetici yetkisi vermektir. Bu, ilk ayrılan personelde ya da yanlışlıkla silinen bir sınıfta sorun olarak geri döner. Her rolün neyi görmesi, neyi değiştirmesi ve neyi hiç görmemesi gerektiğini bir tabloya dök.

Çok şubeli yapıda öğretmenin akademik erişimini çalıştığı şubeyle sınırlamak hem veri güvenliğini hem ekran sadeliğini artırır. Ayrılan bir personelin hesabını silmek yerine pasifleştirmek, geçmiş yoklama ve not kayıtlarının kimin tarafından girildiğini korur.

• Kurucu veya genel müdür: tüm şubeler, sözleşme ve kapasite, işlem geçmişi.
• Şube yöneticisi: kendi şubesinin sınıfları, programı ve raporları.
• Öğretmen: girdiği sınıfların yoklaması, sınavları ve çalışmaları.
• Rehber öğretmen: gözlem ve görüşme notları; bu notlar öğrenci ve veliye kapalı.
• Öğrenci ve veli: yalnızca kendi ya da eşleştirilmiş öğrencinin bilgileri.

3. Öğrenci kayıt-kabul sürecini bir huni gibi yönet

Kayıt dönemi, kurumların en çok aday kaybettiği zamandır; çünkü ilk telefon görüşmesi bir deftere, deneme dersi bir mesaj grubuna, fiyat teklifi bir e-postaya dağılır. Her adayı ilk temastan kesin kayda kadar aşamaları olan tek bir dosya olarak düşün: ilk ilgi, görüşme, seviye belirleme veya bursluluk sınavı, teklif, kesin kayıt.

Her aday dosyasının tek bir sorumlusu ve tarihli bir sonraki adımı olmalı. “Ayşe Hanım’ı perşembe arayıp deneme sonucunu paylaş” gibi somut bir görev, “takip edilecek” notundan çok daha az aday kaybettirir. Dönem sonunda adayların nereden geldiğini ve hangi aşamada düştüğünü görmek, gelecek yılın tanıtım bütçesini de doğru yere yönlendirir.

• Aday kaynağını ilk temasta kaydet: tavsiye, sosyal medya, okul ziyareti, web formu.
• Takip tarihi boş olan aday dosyası bırakma.
• Evrak, sınav sonucu ve kayıt kararını aynı dosyada tut.
• Kesin kayıtta öğrenci dosyası, dönem kaydı ve sözleşme birlikte oluşsun.

4. Yoklamayı ders içinde al, devamsızlığı aynı gün işle

Yoklama, gün sonunda toplu girildiğinde güvenilirliğini kaybeder. Öğretmen dersin ilk beş dakikasında yoklamayı almalı; “geç geldi” ve “izinli” gibi durumlar “yok”tan ayrı tutulmalı. Böylece devamsızlık raporu gerçekten ilgilenilmesi gereken öğrenciyi gösterir.

Yoklamanın asıl değeri, verinin harekete dönüşmesidir. Basit bir eşik kuralı belirle: Örneğin aynı hafta içinde iki derse gelmeyen öğrenci için rehber öğretmen veliyle iletişime geçsin; aynı derste üst üste üç devamsızlık şube yöneticisinin gündemine girsin.

• Yoklama durumlarını sınırlı tut: geldi, gelmedi, geç geldi, izinli.
• Veli bilgilendirmesinin kim tarafından ve ne zaman yapılacağını yaz.
• Haftalık devam raporunu sınıf ve şube bazında karşılaştır.

5. Ders programı hazırlarken çakışmaları baştan engelle

Ders programı; öğretmen uygunluğu, sınıfın haftalık ders saati ihtiyacı ve derslik kapasitesi arasında kurulan bir bulmacadır. Örnek: 12-A ve 12-B haftada altışar saat matematik alıyor, iki sınıfa da aynı öğretmen giriyor ve bu öğretmen salı günü müsait değil. Bu kısıtları baştan yazmazsan program elle düzeltilen bir tabloya dönüşür.

Programı hazırlarken önce kısıtları topla, sonra taslak oluştur, en son sınıf sınıf kontrol et. Aynı öğretmenin, aynı sınıfın ya da aynı dersliğin aynı saate iki kez yerleşmesi sistem tarafından reddedilmeli; bu kontrolü göz kararına bırakma.

• Her öğretmenin uygun gün ve saatlerini yazılı olarak al.
• Her sınıf için ders bazında haftalık saat ihtiyacını çıkar.
• Derslik kapasitesini sınıf mevcuduyla karşılaştır.
• Taslağı yayımlamadan önce öğretmen ve sınıf görünümlerinde ayrı ayrı kontrol et.
• Dönem içi değişikliklerin kim tarafından onaylanacağını belirle.

6. Sınav ve not takibini tek bir ölçme takvimine bağla

Deneme sınavları, yazılılar ve kısa testler farklı öğretmenlerin farklı tablolarında kaldığında öğrencinin gelişimi görülemez. Dönem başında bir ölçme takvimi yap: hangi sınıf, hangi hafta, hangi sınav türü. Her sınavı bir sınıfa bağla ve sonuç girişini tek bir formatla yap.

Sonuçları dosyadan aktarıyorsan önce önizleme yap. Öğrenci kimliği, doğru, yanlış ve boş sayısı toplam soru sayısını tutmayan bir satır, tüm aktarımı durdurmalı; yarım yüklenmiş bir sonuç listesi hiç yüklenmemiş olandan daha tehlikelidir. Öğrenci yalnızca kendi sonucunu, veli yalnızca kendi çocuğununkini görmeli.

• Sınavları taslak olarak hazırla, kontrol ettikten sonra yayımla.
• Tek bir netten çok son üç-dört denemenin eğilimine bak.
• Kazanım bazlı analiz için cevap anahtarını konularla eşle.
• Sınav sonrası hangi öğrencinin etüde yönlendirileceğini aynı hafta karara bağla.

7. Rehberlik ve veli iletişiminde mahremiyeti koru

Rehberlik notları kurumdaki en hassas verilerdir. Görüşme notunun, gözlemin ve destek planının kimler tarafından görülebileceği baştan belirlenmeli; iç görüşme notları öğrenci ve veli ekranına hiçbir koşulda düşmemeli. Velinin hangi öğrencinin bilgilerini göreceği de bir telefon numarasına değil, doğrulanmış bir eşleştirmeye dayanmalı.

Veli iletişimini mesaj gruplarından çıkarıp planlı bir takvime bağla: dönem başında tanışma, deneme sonrası kısa gelişim notu, dönem ortasında görüşme. Duyuruları tüm kuruma değil hedef sınıf ya da şubeye gönder ve kimin okuduğunu takip et. Kişisel verilerin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndaki aydınlatma ve güvenlik yükümlülüklerini hukuk danışmanınla birlikte gözden geçir.

• Rehberlik notlarını yalnızca yetkili ekip görsün.
• Veli erişimini veli daveti kabul ettikten sonra aç; bağlantı kaldırıldığında erişim kapansın.
• Duyurularda hedef kitleyi ve gönderim zamanını seç.
• Okunmayan kritik duyurular için telefonla takip kuralı koy.

8. Raporlamada karar aldıran az sayıda gösterge seç

Her şeyi ölçen bir panel, toplantıda hiçbir şeyi konuşturmaz. Aylık yönetim toplantısı için en fazla altı gösterge seç ve her birinin hangi kararı tetikleyeceğini yaz. Göstergenin kapsamı da açık olmalı: hangi şube, hangi dönem, hangi tarih aralığı.

• Aktif öğrenci sayısı ve dönem içindeki değişimi
• Sınıf ve şube bazında devam oranı
• Son denemelerde ortalama doğru yüzdesinin eğilimi
• Aday-kayıt dönüşümü ve aday kaynakları
• Öğretmen başına haftalık ders yükü

9. Okul yönetim yazılımı nasıl seçilir? Kontrol listesi

Tanıtım sunumunda her yazılım iyi görünür. Farkı, kendi kurumunun bir haftasını sistemde canlandırdığında görürsün. Deneme süresinde bir şube, bir dönem ve iki sınıf kur; bir öğretmeni, bir öğrenciyi ve bir veliyi gerçek hesaplarla davet et; yoklama al, bir sınav sonucu yükle ve bir duyuru gönder.

• Şube, dönem ve sınıf ayrımı gerçekten veri düzeyinde var mı?
• Roller şube bazında sınırlandırılabiliyor mu?
• Kim neyi değiştirdi, işlem geçmişinde görülüyor mu?
• Pasifleştirilen kullanıcının geçmiş kayıtları korunuyor mu?
• Veli erişimi doğrulamalı eşleştirmeyle mi açılıyor?
• Verilerini toplu ve okunabilir biçimde dışa aktarabiliyor musun?
• Fiyat hangi kapasiteye göre hesaplanıyor ve sözleşme bitince veriye ne oluyor?

10. Bu adımları Hiteacher Kampüs ile nasıl yaparsın?

Hiteacher Kampüs, kurumların akademik ve idari süreçlerini tek bir kurum alanında toplamak için tasarlandı. Kurum başvurusu doğrulanmış bir hesapla yapılır ve platform onayından sonra kurum adı, rengi ve logosuyla markalı bir giriş sayfası açılır. Eğitim düzeni bölümünde şube, dönem ve sınıfları kurar; öğretmen, öğrenci ve velileri e-posta daveti ile eklersin. Davet yalnızca eşleşen doğrulanmış hesapla kabul edilir; ayrılan üyeyi verilerini silmeden pasifleştirebilirsin.

Kayıt yolculuğunda her adayın sorumlusu, takip tarihi ve aşaması görünür; kesin kayda dönüşen aday için öğrenci dosyası, dönem kaydı ve sözleşme adımları izlenir. Ders programında öğretmen, sınıf ve derslik çakışmaları kayıt sırasında engellenir; uygun gün ve saat koşullarıyla taslak program oluşturup sınıf sınıf kontrol edebilirsin. Ölçme merkezinde sınavları taslak olarak hazırlayıp yayımlar, sonuç dosyasını önizledikten sonra aktarırsın; hatalı tek satır tüm aktarımı durdurur ve her öğrenci yalnızca kendi sonucunu görür. Rehberlik alanındaki iç görüşme notları öğrenci ve veli ekranında yer almaz; duyuru merkezinde hedef ve zaman seçip teslim ve okunma listesini izlersin. Rol ve erişim bölümünde akademik yetkiyi bir şubeyle sınırlayabilir, veli-öğrenci bağlantılarını yönetebilirsin.

11. Yeni sisteme geçiş planı: altı haftalık örnek takvim

Geçişi dönemin ortasında, herkes aynı gün başlayacak şekilde yapmak en riskli yoldur. Mümkünse dönem arasını seç ve bir pilot sınıfla başla. Eski sistemi hemen kapatma; yeni sistem oturana kadar salt okunur biçimde başvuru kaynağı olarak tut.

• 1. hafta: Mevcut öğrenci, öğretmen ve sınıf listelerini topla; mükerrer ve eksik kayıtları temizle.
• 2. hafta: Şube, dönem, sınıf ve rol yapısını yeni sistemde kur.
• 3. hafta: Tek bir sınıfta yoklama, program ve bir sınav sonucunu pilot olarak işle.
• 4. hafta: Öğretmenlere kendi ekranları üzerinden kısa, uygulamalı bir eğitim ver.
• 5. hafta: Öğrenci ve veli davetlerini sınıf sınıf gönder, kabul edilmeyenleri takip et.
• 6. hafta: Tüm sınıfları geçir, eski tabloları arşive al ve ilk aylık raporu birlikte incele.